برنامه ریزی چیست؟
طبق تعريف ، برنامه ريزي عبارتند از تجهيز منابع و کليه سيستمهاي پروژه در جهت اجراي بموقع و طبق برنامه و بودجه تعيين شده آن.
برنامه ريزي پروژه از نظر نوع برنامه ، به سه دسته تقسيم ميگردد. اين سه دسته شامل :
-
Outline Plan يا مباحث کلي برنامه ريزي که برخي مواقع به آن سطح 1 يا 2 نيز گفته ميشود.
اين برنامه ها معمولا در زمان مناقصه و يا پيش از شروع پروژه تهيه ميگردد. اطلاعات اين برنامه ها بسيار کلي بوده و بصورت جامع کليه نيازمنديهاي پروژه از قبيل طول عمليات جبهه هاي بزرگ کاري ، ميزان نيروي انساني و منابع لازم و در نهايت بودجه تقريبي پروژه را بر اساس مدارک مقدماتي پروژه بيان مي نمايد.
در پروژه هاي بزرگ (طرح ها) ابتدا هر پروژه بصورت يک فعاليت در اين برنامه ها ظاهر شده و در ادامه هر فعاليت مزبور (پروژه) به سطح اصلي شکسته ميشود.
-
Main Plan يا برنامه ريزي اصلي پروژه که به آن سطح 3 نيز گفته مي شود. اين برنامه ها همان برنامه ريزي اصلي پروژه بوده که در آن سطح ، فعاليتهاي Network Activity ظاهر ميگردند . اين برنامه ها داراي اطلاعـات مناسب جهت خريد مواد ، تـهيه نقشـه هاي تفضيلي وکارگاهي ، فعاليتهاي سـاخت ، تجهيز و استخدام منابع انسـاني و ماشـين آلات ، تقـويم کـاري و گـزارش گيري ، نحوه محاسبه پيشرفت فعاليتها و نهايتا سطح گزارش گيري پروژه ميباشد .
-
Translator Plan يا برنامه هاي مترجم . برنامه اي جهت تبديل برنامه زمانبندي اصلي ، به مجريان و دست اندرکاران پروژه است.
در ادامه اين مبحث ، فقط هدف برنامه هاي ريزي اصلي پروژه ميباشد.
به اين نکته ساده توجه کنيد که برنامه ريزي پروژه با برنامه زمانبندي پروژه مغاير است! برنامه زمانبندي پروژه عبارتند از تعريف فعاليتها ، طول عمليات و روابط آنهاست در صورتي که برنامه ريزي بستر بزرگتري بوده که برنامه زمانبندي جزئي از آن است. گاه در درج نام اين موارد متاسفانه دقت نمي شود!
برنامه زمانبندي پروژه از نظر کيفي و کمي ، به سه نوع ذيل تهيه و ابلاغ ميگردند :
برنامه زمانبندي فني (Technical Schedule)
اين برنامه هاي زمانبندي بر اساس دستورالعمل ساخت پروژه تهيه شده و روابط بين فعاليتها کاملا منطقي است. اين برنامه ها بدليل عدم تخصيص و تسطيح منابع ، اجرائي و کاربردي نيست و فقط هدف آن معرفي روش ساخت پروژه است. ارزش عملياتي و اجرائي اين برنامه هاي زمانبندي بسيار پايين بوده و گاه کارشناسان گروه مهندسي اين برنامه هاي زمانبندي را تهيه مي نمايند.
اين برنامه هاي زمانبندي فقط براي پروژه هاي کوچک (کمتر از 000 10 نفر ساعت) کاربرد داشته و بدليل عدم تسطيح منابع و در نتيجه عدم صحت در تاريخ و طول عمليات فعاليتها ، بهيچ عنوان در پروژه هاي بزرگ کاربرد نداشته و پيشنهاد نمي گردد.
برنامه زمانبندي ايده آل (Ideal Schedule)
اين برنامه هاي زمانبندي همان برنامه هاي زمانبندي فني است ، منتها فعاليتهاي اين برنامه زمانبندي توسط برنامه ريزان تهيه شده و قوانين فعاليتهاي اصلي و محدوديتهاي آن رعايت شده است (يکنواخت سازي و يک الگوي WBS مناسب) و طول عمليات و روابط بين فعاليتها بگونه اي اصلاح شده که شناوري فعاليتها محدود شده و منحني S-Curve آنها شکل منطقي و مناسبي دارد. به اين برنامه ها ، برنامه زمانبندي ايده آل ميگويند.
اين برنامه هاي زمانبندي از برنامه هاي زمانبندي فني ، کاربردي تر و عملي تر بوده و بدليل هزينه و زمان ناچيز تهيه نسبت به برنامه هاي زمانبندي حقيقي ، به نام ايده آل (بهينه زمان و هزينه) مشخص شده اند.
گرچه باز نيز بدليل عدم تسطيح منابع ، استفاده از اين برنامه ها توصيه نمي گردد ولي بدليل زمان اندک و عدم نياز به مهارت بالاي برنامه ريزان در تهيه اين برنامه ها ، نسبت به برنامه هاي زمانبندي حقيقي ارزانتر بوده و حداکثر تا پروژه هايي تا سقف قيمت 500 ميليون تومان ، کاربرد دارد.
برنامه زمانبندي حقيقي يا کاربردي (Profession Scedule)
برنامه هاي زمانبندي ايده آلي که تخصيص و تسطيح منابع شده و کليه محدوديتهاي استخدامي و بکارگيري منابع در آن رعايت شده و منطبق با محدوديتهاي محل اجراي پروژه تهيه شده را برنامه زمانبندي حقيقي گويند.
گرچه هزينه و زمان تهيه اين برنامه هاي زمانبندي بمراتب از برنامه هاي زمانبندي قبلي بيشتر است ولي بدليل کاربردي بودن آن و اينکه هدف از برنامه ريزي پروژه در واقع معرفي مسير حرکت پروژه و درج محدوديتهاي اجراي پروژه است ، با هر شرايطي توصيه ميگردد.
جهت روشن شدن نقش برنامه ريزي و نوع آن در پروژه ، ميتوان اين مثال را ذکر کرد که يک پروژه بدون برنامه ريزي همانند فرد نابينايي است که مي بايست خود را از مکاني به مکان ديگر برساند. يک پروژه با برنامه زمانبندي فني يا ايده آل همانند همان شخص است منتها عصايي نيز به وي داده شده و در پايان وجود يک برنامه زمانبندي حقيقي به معناي بينا بودن فرد مزبور ميباشد.
توجه داشته باشيد که يک پروژه در نهايت به اتمام خواهد رسيد چه هيچ برنامه اي نداشته باشد و چه شامل يک برنامه زمانبندي حقيقي باشد. تنها اختلاف آن در اين است که اگر پروژه شامل يک برنامه زمانبندي فني يا ايده آل باشد ، پيش از شروع بکار کليه فعاليتها و محدوديتهاي آن شناسايي شده و مجريان پروژه ميتوانند خود را براي انجام اين فعاليتهاي (پيش از رسيدن موعد آنها) تجهيز کنند ولي بدليل عدم صحت طول و تاريخ اجراي آنها ، گاه در اين پروژه ها ، جلسات زيادي در حين پروژه تشکيل شده که در اين جلسات مديريت پروژه قدم به قدم اجراي پروژه را پيگيري کرده و براي هر مرحله اجراي آن ، مسئوليتهايي اختصاص ميدهند. علامت مشخصه پروژه هايي که يا برنامه زمانبندي نداشته و يا يک برنامه زمانبندي فني و ايده آل را دارند ، عموما همين جلسات زياد ميباشد.
ولي زماني که پروژه داراي يک برنامه زمانبندي حقيقي باشد ، بدين معناست که فعاليتهاي اين پروژه ميتوانند مطابق زمان و تاريخ خود اجراء شده و تاريخ اتمام پروژه را محقق سازند. لذا در صورت اجراي يک سيستم کنترلي مناسب ، ميتوان انتظار داشت که پروژه بدون تاخير زماني با اين برنامه هاي زمانبندي به پايان رسد. علامت و مشخصه اين پروژه ها ، معمولا تاخير ناچيز پروژه ، قدرت زياد واحد کنترل پروژه و وجود جلسات اجرائي کم در طول پروژه است
منبع: