9 روش متفاوت افراد موفق

تحقیقات ثابت می‌کنند که حتی افراد نخبه و باهوش نیز تحلیل درستی از علل موفقیت یا شکست‌هایشان ندارند. یک جواب احساسی برای علت موفقیت یا شکست به وجود استعدادهای ذاتی یا فقدان آن اشاره می‌کند که فقط تکه‌بسیار کوچکی از این پازل بزرگ است. تحقیقات گسترده در زمینه موفقیت بیانگر این حقیقت است که دلیل رسیدن افراد موفق به اهدافشان بستگی به چه کسی بودن آنها ندارد، بلکه ارتباط مستقیم با کارهایی که انجام داده‌اند، دارد.
1- برای خودتان اهداف مشخص تعریف کنید. وقتی برای خودتان هدفی تعیین می‌کنید، سعی کنید آن هدف تا حد امکان واضح و مشخص باشد. مثلا «کم کردن 3 کیلوگرم از وزنتان در یک زمان معین» هدف خیلی بهتری از «کم‌کردن مقداری از وزنتان» است برای اینکه هدف اول تعریف مشخصی از موفقیت به شما مي‌دهد. دانستن این موضوع که دقیقا چه چیزی می‌خواهید به دست بیاورید شما را تا رسیدن به آن مرحله باانگیزه نگه می‌دارد. همچنین در مورد کارهای خاصی که برای رسیدن به هدفتان به انجام دادن آنها نیاز دارید، فکر کنید. اگر فقط به خودتان قول بدهید که مثلا از این به بعد «کمتر غذا خواهم خورد» یا «بیشتر خواهم خوابید» اینها هدف‌های بسیار گنگ و مبهمي‌ هستند. سعی کنید همیشه اهداف دقیق و واضح برای خودتان تعیین کنید. به عنوان مثال «من تمام شب‌های هفته ساعت 10 در رختخواب خواهم بود» هدف بسیار واضحی بوده و جای هیچ شک و تردیدی در مورد کاری که برای رسیدن به آن لازم است انجام دهید، باقی نمی‌گذارد.
2- برای رسیدن به هدفتان لحظه‌ها را دریابید. مسلما بیشتر ما سرمان بسیار شلوغ بوده و برای رسیدن به چند هدف در آن واحد، در حال تلاش هستیم و از دست دادن برخی از موقعیت‌ها برای رسیدن به اهدافمان دور از انتظار نیست. آیا شما واقعا امروز هیچ زمانی برای نرمش نداشتید؟ یا هیچ راهی برایتان وجود نداشت تا جواب آن تماس تلفنی را بدهید؟ رسیدن به اهدافتان؛ یعنی چنگ زدن به همین موقعیت‌ها قبل از اینکه از دست شما در بروند.
در مسیر رسیدن به اهدافتان برای اینکه هیچ زمانی را هدر ندهید از قبل معین کنید هر کار مورد نیازی را کجا و کی به انجام خواهید رساند. دوباره تاکید مي‌کنم که تا حد امکان اهدافتان واضح و مشخص باشد. مثال: «من از این به بعد روزهای شنبه، دوشنبه و چهارشنبه صبح‌ها قبل از اینکه سر کار بروم 30 دقیقه نرمش خواهم کرد.» تحقیقات نشان می‌دهند که این نوع برنامه‌ریزی‌ها مغز شما را در شناسایی و به چنگ آوردن موقعیت‌های به وجود آمده یاری رسانده و شانس موفقیت شما را تا 300 درصد افزایش خواهد داد.
3- دقیقا بدانید چه قدر از مسیر شما برای رسیدن به هدفتان باقی مانده است. رسیدن به هر هدفی نیازمند بررسی دقیق مراحل پیشرفت است و اگر این امر توسط افراد مورد اطمینان دیگر میسر نیست خود فرد باید به شخصه این کار را انجام دهد. اگر از چگونگی انجام کارتان آگاهی نداشته باشید قادر نخواهید بود تا رفتار و استراتژی‌تان را با اوضاع موجود وفق دهید. مراحل پیشرفت خودتان را به طور منظم بسته به نوع هدفتان به صورت هفتگی یا حتی روزانه چک کنید.
4- خوش‌بین و واقع‌گرا باشید. وقتی در حال تعیین هدفی برای خودتان هستید همه عوامل دور و برتان به صورت خوش‌بینانه‌ای دلالت بر احتمال بالای موفقیت شما دارند. باور داشتن توانایی‌های‌تان برای موفقیت، به طور شگفت‌انگیزی به ایجاد و حفظ انگیزه شما برای ادامه کار کمک خواهد کرد. اما هر کاری هم که انجام می‌دهید سختی‌های مسیرتان را برای رسیدن به موفقیت دست‌کم نگیرید. بسیاری از اهداف باارزش نیازمند صرف وقت، تلاش، طرح‌ریزی و پشتکار بالا هستند. تحقیقات نشان داده اند فکر کردن به این موضوع که هر چیزی بدون تلاش و به آسانی به دست می‌آيد، باعث خواهد شد تا شما آمادگی مقابله با مشکلات پیش رویتان در مسیر رسیدن به اهدافتان را نداشته باشید و به علاوه این نوع طرز فکر احتمال شکست شما را افزایش خواهد داد.
5- به جای خوب بودن روی بهتر شدن متمرکز شوید. همان قدر که اعتقاد داشتن به توانایی‌های خود برای رسیدن به هدفتان مهم است، باور داشتن به کسب توانایی‌های جدید نیز از اهمیت بالایی برخوردار است. بسیاری از ما اعتقاد داریم استعدادها، شخصیت و توانایی‌های فیزیکی ما ثابت هستند و هر کاری هم که انجام بدهیم پیشرفت نخواهیم کرد. از این رو ما روی اهدافی متمرکز مي‌شویم تا بتوانیم خودمان را به اثبات برسانیم و هرگز دنبال کسب مهارت‌های جدید نيستيم.
خوشبختانه سال‌ها تحقیق در این زمینه بیانگر این است که اعتقاد به ثابت بودن توانایی‌ها اشتباه بوده و این مطالعات دلالت بر انعطاف‌پذیری همه انواع توانایی‌ها دارد. پذیرفتن این حقیقت که شما قابل تغییر هستید به شما اجازه مي‌دهد تا انتخاب‌های بهتری داشته و بتوانید تمام استعدادهای بالقوه‌تان را بالفعل کنید. افرادی که هدفشان به جای خوب ماندن، بهتر شدن است مشکلات موجود در مسیر پیشرفت‌شان را با آغوش باز پذیرا بوده و در صدد رفع آنها بر می‌آیند و مسیر به همان اندازه مقصد برای آنها جذابیت دارد.
6- عزم راسخ داشته باشید. عزم راسخ یعنی با کمال میل متعهد ماندن به اهداف بلند مدت و ایستادگی کردن در مقابله با مشکلات. مطالعات نشان می‌دهند افرادی که عزم راسخی دارا هستند مدارج علمي ‌بالاتری را در زندگی‌شان طی مي‌کنند. عزم راسخ نیرویی است که انسان را در مقابله با مشکلات بر سر راه رسیدن به موفقیت یاری مي‌رساند و باعث مي‌شود انسان در این مسیر انگیزه خود را از دست ندهد.
اگر در حال حاضر شما جزو افراد بااراده نیستید، خبر خوش این است اوضاع شما خیلی بهتر از کسانی است که اصلا به وجود عزم راسخ و اراده قوی اعتقادی ندارند و باورشان این است که افراد موفق دارای ویژگی‌های ذاتی خاصی هستند و دلیل موفقیت‌شان هم همان ویژگی است. اما همه ما مي‌دانیم که این باور کاملا اشتباه است. همان طور که قبلا هم اشاره کردم تلاش، برنامه‌ریزی، پشتکار و استراتژی‌های خوب از جمله عواملی هستند که برای رسیدن به موفقیت لازم و ضروری هستند. پذیرفتن این عوامل نه تنها باعث خواهد شد تا شما خود و اهدافتان را به طور دقیق بشناسید، بلکه اثر اعجاب‌انگیزی روی تقویت اراده شما نیز خواهد داشت.
7- عضله اراده خودتان را تقویت کنید. عضله کنترل بر خود یا همان عضله اراده درست مانند بقیه عضلات بدن شما است؛ یعنی وقتی کار زیادی از آن کشیده نشود به مرور ضعیف و ضعیف‌تر خواهد شد. اما زمانی که نرمش‌های منظم به آن مي‌دهید؛ یعنی به درستی از آن کار مي‌کشید باعث خواهید شد تا عضله‌تان قوی‌تر شده و شما را در به موفقیت رسیدن به اهدافتان یاری برساند.
برای تقویت نیروی اراده‌تان باید خودتان را درگیر چالش‌هایی بکنید که شما را ملزم به انجام کارهایی مي‌کند که ترجیح مي‌دهید آنها را انجام ندهید. مثلا دور اسنک‌های چرب را خط بکشید، روزانه 100 تا تمرین دراز و نشست انجام دهید، هر وقت متوجه شدید که پشت خود را قوز کرده‌ايد همان لحظه پشت خودتان را صاف کرده و درست بایستید، سعی کنید تا یک مهارت تازه بیاموزید. هر وقت متوجه شدید که مي‌خواهید از ادامه کار دست بکشید یا دوست ندارید ادامه دهید یا خسته شده‌ايد با تمام قوا مقابله کنید. فقط با یک فعالیت شروع کنید و برنامه‌ریزی کنید اگر مانعی سر راهتان ایجاد شد برای مقابله با آن چکار باید بکنید («اگر میل شدیدی برای خوردن پفک یا چیپس داشتم به جای آن یک تکه میوه تازه یا سه تکه میوه خشک خواهم خورد».) این امر در ابتدا بسیار سخت خواهد بود، اما رفته‌رفته آسان‌تر خواهد شد و نکته اصلی هم همین است. وقتی استقامت شما افزایش مي‌یابد مي‌توانید خودتان را درگیر چالش‌های بیشتری بکنید و فعالیت عضله اراده‌تان را افزایش دهید.
8- جوگیر نشوید. هرچقدر هم که ماهیچه اراده شما قوی‌تر شده باشد باید به خاطر داشته باشید که توانایی‌های آن محدود است و اگر زیاده از حد از آن کار بکشید به طور موقت دچار افت انرژی خواهید شد. سعی نکنید تا دو کار چالش‌برانگیز را در آن واحد انجام دهید، البته اگر دست خودتان باشد (مانند ترک کردن سیگار و گرفتن رژیم لاغری به طور همزمان). سعی کنید تا خودتان را از موقعیت‌های وسوسه‌انگيز دور نگه دارید بسیاری از افراد به توانایی خود برای مقابله با تحریکات بیرونی اعتماد زیادی دارند و بنابراین خود را در موقعیت‌هایی قرار مي‌دهند که شرایط وسوسه برانگیز به وفور در آن جا یافت مي‌شود. افراد موفق می‌دانند که نباید رسیدن به هدف را برای خودشان سخت‌تر از آنی که هست بکنند.
9- اهداف ایجابی داشته باشید نه سلبی. آیا مي‌خواهید با موفقیت وزن خود را کم کنید، سیگار را ترک کنید، یا روی اخلاق بدتان سرپوش بگذارید؟ پس به جای اینکه مرتب روی عادت‌های بدتان متمرکز شوید برنامه‌ریزی کنید که به جای آنها چه کار خوبی مي‌خواهید جایگزین کنید. تحقیقات نشان مي‌دهد که سرکوب افکار نادرست باعث فعال‌تر شدن آنها در ذهن شما مي‌شود. همین امر در مورد رفتار نیز صادق است تلاش ما برای دور ماندن از رفتار بد به جای ضعیف کردن آنها باعث تقویت‌شان مي‌شود.
اگر مي‌خواهید رفتار خود را عوض کنید از خودتان بپرسید به جای رفتار قبلی چکار خواهم کرد؟ به عنوان مثال اگر تلاش مي‌کنید تا روی اعصاب خود مسلط بشوید و دیگر از این به بعد از کوره در نروید باید یک برنامه جایگزین برای خودتان تعریف کنید که اگر من در حال عصبانی شدن هستم برای اینکه آرام بمانم سه تا نفس عمیق خواهم کشید. با استفاده از تنفس عمیق به عنوان جایگزینی برای عصبانیت، رفتار بد شما به مرور ضعیف‌تر خواهد شد تا زمانی که کاملا از بین برود.
من امیدوارم بعد از خواندن 9 کاری که افراد موفق به طرز متفاوتی انجام می‌دهند، شما از همه کارهایی که از اول هم درست و صحیح انجام مي‌دادید آگاهی یافته باشید مهم‌تر از آن امیدوارم توانسته باشم اشتباهاتی که شما را از مسیرتان خارج مي‌کرد را برایتان بشناسانم و بتوانید از این دانسته‌ها از این به بعد به عنوان نقاط قوت خودتان استفاده کنید. به خاطر داشته باشید برای اینکه فرد موفق‌تری باشید لازم نیست که شخص متفاوتی بشوید. هرگز مهم نیست که چه کسی هستید آنچه از اهمیت بالایی برخوردار است کاری است که انجام مي‌دهید.
نویسنده: ‌هایدی‌هالوورسون
منبع: Harvard Business Review

Centered Time Management versus Time Management

So what, exactly, is the difference between Success-Centered Time Management and traditional time management? The best way to recognize the difference is by walking you through a couple of questions.

First, do you think your life would benefit both at work and home if you were more organized in your time?

That's the focus of time management. Not bad—if you organize the right things and consistently act on your plans.

Now, do you think your life would benefit much more if you concentrated your improvement on your behaviors, your motivation, and your focus within the time you have and then assisted that with a few organizational skills?

That's the unique and very powerful focus of Success-Centered Time Management—the key being your behaviors. You see, over the last 19 years of research, testing, and teaching, I've come to the conclusion that—time management does not work!

As a result of my studies conducted around the world, I've discovered that when people are taught time management by traditional organizational methods, 80 to 90 percent fall right back into old habits and behaviors within one month. In other words, when we're taught a tool to save us time, such as how to use a "to do" list or a day planner, most of us will find an excuse not to use this beneficial tool within just a few weeks despite being convinced that this new tool will work and despite being motivated by a sharp trainer. Has this ever happened to you?

Through my own early experiences with time management methods, I discovered, quite accidentally, that the fortunate 10 to 20 percent of people that were taught and found success with time management tools had a common background. All had some basis or education in skills that focused on their habits and behaviors within the realm of time. It was my experience that, when I was 14 years old, I began to realize a passion for studying the foundational skills needed for mastering time. It took Jerry Lucas, an NBA player who co-authored The Memory Book (Ballantine Books), to spark this destiny. Throughout the following years of study, practice, and testing, I improved this set of skills and its combination with traditional time management skills. This was the birth of Success-Centered Time Management.

‘If it ain’t broke – don’t fix it’

I’m sure we’ve all heard the phrase ‘if it ain’t broke – don’t fix it’. It was used a lot 10 or 20 years ago. This seemingly innocuous little phrase has provided people with a plausible excuse for inaction or poor results. Too many business people use it to hide laziness, or a fear of change, or to justify incompetent thinking, or simply as a feeble excuse for mediocre business performance.  Some examples of this are:

·      OK is OK - if everything appears to be working OK and there are no signs of problems, then what’s being done must be OK and there’s no need to disturb things by looking for ways to improve.  

·      No one is complaining, so things must be all right - if there are little or no complaints being registered by customers, then it’s fair to assume that they are completely happy with what’s being provided. Things should therefore be left alone and doing more of the same will keep them coming back.  

·      Satisfied customers are fine – so long as the customer indicators tell us that they are satisfied with our product or service, then we must be doing a good job and there’s no need to seek out improvements.

Markets are fiercely competitive with rivals keen to find anything that will outmanoeuvre a competitor and create competitive advantage.  Where the climate is getting ever more competitive and where things can always be improved.

So returning to the “if it ain’t broke…” phrase, if you wish to win a competitive battle for supremacy in customer service, you will need to find some endings that are very different to “…don’t fix it”. Here therefore, are a few that you may like to consider.

1.    If it ain’t broke – maybe you just aren’t looking hard enough

Continual improvement is an attitude of mind. If you believe that everything can always be improved you will find ways to do it. It’s just a cop out to give yourself the excuse for doing nothing by saying ‘that will do’ or ‘it’s OK’.

 So look harder. I’m sure that if you do you’ll find lots of ways that things can be improved.

2.    If it ain’t broke – find something that is broke and improve that

If you’ve read no.1 above, and the warning about complacency, yet you’re still convinced there’s nothing you can do to improve the item you’re focussing on, then widen your search to find something else that you can improve. There will always be something, so when you’ve found it, get to work on that.

 3.    If it ain’t broke – break it and start again

In many organisations or markets, the best way to create major improvements is to go back to the beginning and start again. This means using approaches like the following -

If we didn’t have what we’ve got now, and could begin again from scratch, what would we then create, that would be exactly what our customers want, that no competitor yet has?

Once you’ve worked this out (you’ll probably need to involve lots of customers in this to come up with the right answers), your goal should be to change, as quickly as you can, from where you are now to where this indicates you should be.

 If a new competitor came into our market, what would they have to do, to get most of our customers to switch to them?

This could be your worst nightmare. You should know your weaknesses so you should also know best what a smart competitor would have to do to win business from your customers. Once you’ve worked out what that would be, why don’t you do it first? Before a competitor does!

The power of +1’s and –1’s

 A good way to focus peoples’ attention on the improvements that are required is to call them  +1’s and –1’s.

The idea for +1’s comes from the book Raving Fans by Ken Blanchard. In it he uses the equation ‘Delight = Expectation +1’ to explain how easy it can be to create customer delight

+1’s are the little things that employees do to exceed customers’ expectations. It is important however to ensure that any +1’s add value without adding cost. This is done by making sure they meet the following criteria – 

·        They must have little or no cost

·        They must be quick and easy to do

·        They must be noticed and valued by customers

Please note that mugs, pens, tee shirts, and other such gifts do not count as +1’s. Worthwhile +1’s are acts of kindness, things that show real care and consideration and the things people do for customers, that go beyond the normal call of duty, and exceed customers’ expectations.

As well as seeing the best ways to improve service with +1’s, most employees will also regularly see opportunities for cost savings. –1’s provide an opportunity for them to also put these ideas into practice. -1’s are things that will reduce costs for the business, without reducing service to the customers. I call them –1’s because the idea is to find things that will save at least $1.00 a day. This may not seem much, but if all employees are coming up with ideas for these savings, every month, they quickly add up.

As with the +1’s, –1’s should meet a criteria, as follows – 

·        They must be simple to do

·        They must be sustainable

·        They must not reduce service to customers

This –1’s concept also works well with staff because it’s generally easy to think up lots of ways to save just £1.00 a day. Yet I’m sure you will realise that in considering ways to save £1.00 a day, they will often generate ideas that can save a great deal more.

Making it a habit

If you’re going to make these ideas work, they must become a habitual part of the way you run your business. You could therefore make it a requirement for everyone in the business, to be involved in a +1’s or –1’s session, for a ½ hour, every month. This may not seem long, (it’s intended that way so no one will worry about the time it takes), but it’s amazing how many great ideas can be created in just ½ hour.

In just ½ hour, with the right environment, a group of say 5 to 10 people can easily generate an average of 1 to 4 good, workable ideas per person. So if this is then done every month, in every department, in any reasonable sized business, it will generate hundreds of ideas per month. Then if all these ideas are tried and tested, and the most successful ones are spread around the organisation and made standard practice, it creates cost reductions and continuous improvements in service, at a fantastic pace. Yet a pace that is generally not noticed by your competitors until it’s too late to do anything about it.

Every +1, no matter how small or insignificant it may seem, increases the differences between you and your competitors and makes your customers more likely to choose you and less likely to choose a competitor. Every –1 will make your business more competitive and/or more profitable.

So to end with yet another version of the title phrase, ‘if it ain’t broke, break in with a barrage of +1’s and –1’s’.

 

Three Categories to Gain More Time

I have found that there are only three main categories of required action in order to gain more time in your day:

1.          Reduce your Distractions and Time Wasters

2.          Improve your Action Systems

3.          Increase your Human Performance

Number one is fairly obvious. In this category, as you remove or reduce things in your life that "steal" time and do not move you toward your goals and vision, you increase the total amount of productive time available to you. By improving in this category, most people can usually gain one to four hours a day.

Examples of reducing distractions and time wasters include reducing telephone and personal interruptions, controlling socializing, reducing procrastination, streamlining or eliminating wasteful meetings, controlling the television and time surfing the Web, and reducing paperwork. Gaining clarity and focus, as well as setting and frequently reviewing goals, can help immensely in this category.

Day planners and "to do" lists can also help reduce distractions and time wasters. But beware! Day planners and "to do" lists are only as good as the information you put into them. No matter how organized you are, if you fill your day with events and tasks that do not take you toward your goals and clear vision, then you are still wasting your time. You're just doing so with flair.

Improving your action systems can add precious hours to your day. In this category, you increase your total daily time as you reduce the time needed to perform your daily functions. Even better—if you can find ways to massively increase your results for the same or even less effort, you will grow your time by leaps and bounds! The amount of time you gain from this category can vary greatly from a few minutes a day to exponential numbers.

Examples of improving your action systems include reducing the time you need for exercise while actually increasing your results, reducing housework, and reducing the time allotted for events at work. In business, two of my favorite action systems to improve on are sales and small business marketing. Through incredible mentors, I have found systems that greatly accelerate time in sales and marketing by focusing on simplicity and better than average returns on time, effort, and cost expended.

The last category in gaining more time in your day is increasing your human performance. By focusing on increasing your human alertness, energy, motivation, and focus, you can easily add two to four hours to your day.

Examples of increasing your human performance include getting adequate sleep (this will give most of us two more hours a day), exercise, and mental rest. Eating a proper diet and reducing stress also increase how well you perform in the time you have. Simply increasing your motivation can also add several hours to your day.

These three categories all work together to give you more time in your day. Improve in any one category, and you will grow your time linearly. Be careful, though. If you improve in one area, but are destructive in another, your efforts could cancel each other out. By this, I mean if you are organized, have and use a day planner, and try not to waste time, but you average less than seven hours of sleep a night and drink caffeine products to get through the day, your efforts are canceling out their effectiveness. You're shooting yourself in the foot!

However, if you improve in all three categories—even just a little bit, you will grow your time geometrically as the improvements reinforce each other. A small improvement in all three categories could easily add several hours to your day. Increase your improvement aggressively in each category, and you can drastically change your destiny.

do unto others as you would have them do unto you

The Golden Rule of Ethics is widely known as:

“do unto others as you would have them do unto you”

Why are we talking about ethics as part of a Service Excellence Topic?

Well, the rule applies to all aspects of life but it’s especially important to apply this in the context of client service.

Taking a real life personal situation, your phone at home stops working. You contact your supplier and you have one expectation from them – that the phone is fixed satisfactorily with minimal cost and in the minimum amount of time. Generally, you don’t care how it is fixed or who is involved. You just want to get it fixed and you want to know when it will be completed.

All too often at a company, when we have queries from clients/customers (both external and internal - ie colleagues from other departments) we involve them in long strings of emails during the processing and resolution of their issue. This is always done with the best of intentions, to show that the issue is being dealt with but can come across unprofessional at times and it can be somewhat annoying to receive reams and reams of unnecessary emails.

So, when you are put in this situation, think of the Golden Rule and going back to the example described earlier, think how you would want to be treated in a similar situation.

In summary:

• Make sure you understand what the issue is and let the client know that it is being dealt with.
• If possible, estimate the time needed to get the issue to resolution and communicate this to the client as soon as possible.
• Keep the client updated of any unforeseen issues that may affect timing.
• Do not include the client on unnecessary correspondence.
• Most importantly, think how your actions could be perceived by a client even if they are undertaken with the best of intentions and whatever those actions are, ensure that you would want to be treated in the same manner.